Luottamushenkilöiden toimenkuvat ja tehtävät 2012 - 2013

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 1/2012-13, päivitetty kokouksen 4.2.13 perusteella

Puheenjohtaja Päivi Tossavainen

• Vastaa hallituksen ja yhdistyksen toiminnasta.
• Johtaa hallituksen kokouksia.
• Kutsuu hallituksen kokoukset koolle viimeistään viikkoa aiemmin.
• Huolehtii siitä, että hallitus toimii sovittujen periaatteiden ja toimintatapojen mukaisesti.
• Vastaa yhdistyksen kokousten järjestelyistä.
• Avaa hallitusfoorumille kutakin kokousta varten ketjun ja googledocsiin esityslistan.
• Kutsuu jäsenet seuraavaan hallituksen kokoukseen ajan ja paikan varmistuttua.
• Jakaa tehtävät ja seuraa niiden etenemistä.
• Huolehtii siitä, että kaikki toimii; ei tee, vaan delegoi.
• Vastaa oman kautensa toimintakertomuksen tekemisestä.

Varapuheenjohtaja Janne Palo

• Toimii puheenjohtajana tämän ollessa estynyt.

Sihteeri Taru Linna

• Vastaa yhdistyksen hallintoon liittyvän tiedon keräämisestä ja julkaisemisesta.
• Tekee hallituksen pöytäkirjat viikon sisällä kokouksesta googledocsiin esitarkistukseen.
• Tuo esitarkistetut pöytäkirjat liitteineen seuraavaan hallituksen kokoukseen allekirjoitettaviksi.
• Julkaisee pöytäkirjat soveltuvin osin jäsenistölle lopullisen tarkastuksen jälkeen.
• Huolehtii todo -listan päivityksestä hallitusfoorumilla.
• Huolehtii yhdistyksen kokousten järjestelyistä.
• Päivittää seuraavaan esityslistaan edellisestä kokouksesta tarvittavat asiat.
• Vastaa toimintasuunnitelman tekemisestä.

Taloudenhoitaja Jouni Pöyliö

• Vastaa yhdistyksen taloudesta.
• Hoitaa maksuliikenteen pankkitililtä ja käteiskassasta.
• Maksaa ottelutapahtumien ja muun toiminnan kulut laskuja tai kuitteja vastaan.
• Kerää tositteet maksuliikenteestä ja toimittaa ne kirjanpitäjälle.
• Vastaa että yhdistyksen käytännöt noudattavat Suomen verolakeja.
• Tekee kevätkokousta edeltävään hallituksen kokoukseen ajoissa ehdotuksen talousarvioksi.
• Huolehtii tilinpäätöksen valmistumisen syyskokoukseen.
• Huolehtii, että talousarvion ohjaamissa puitteissa pysytään.
• Laskuttaa toimijoita tarpeen mukaan

PR- ja mediavastaava Päivi Tossavainen

• Vastaa yhdistyksen kuvasta yhdistyksen ulkopuolisille tahoille
• Huolehtii mahdollisista lehdistötiedotteista.
• Vastaa median haastattelupyyntöihin.
• On kummipelaajan yhteyshenkilö.
• Pitää yhteyttä Kärppiin ja tarvittaessa muihin SM-liigan tahoihin.
• Pitää yhteyttä KFC:hen ja muihin fanijärjestöihin.

Sisäinen tiedotus Janne Palo ja Taru Linna

• Vastaa yhdistyksen sisäisestä tiedottamisesta (nettisivut, foorumi ja Facebook)
• Vastaa Facebook sivujen ylläpidosta ja moderoinnista
• Vastaa jäsentapahtumista tiedottamisesta.
• Vastaa junnutapahtumista tiedottamisesta jäsenistölle.

Sponsorivastaava  Joni Stenberg

• Vastaa sponsoreiden hankinnasta ja muista sponsoreihin liittyvistä asioista.
• Kartoittaa uusia sponsorimahdollisuuksia aktiivisesti ja vastaa uusiin sponsoriehdotuksiin.
• Neuvottelee sponsoreiden kanssa (tämän vuoden) yhteistyösopimukset ja tuo ne hallituksen hyväksyttäväksi.
• Pitää kauden aikana yhteyttä sponsoreihin.
• Huolehtii sponsorien sopimuksen mukaisesta näkyvyydestä.
• Vastaa sponsorien kanssa sovittujen muiden asioiden toteuttamisesta.
• Raportoi hallitukselle sovitulla tavalla sponsoreihin liittyvistä asioista.
• Vastaa kauden lopulla kiitoskirjeiden lähettämisestä sponsoreille ja muille yhdistyksen yhteistyötahoille.

Tapahtumavastaava(t) Tommi Kesti ja Tero Tihinen

• Vastaa tapahtumien järjestämisestä Huom! delegointi pakollista.
• Vastaa tapahtumista tiedottamisesta jäsenistölle (apuna sisäinen tiedotus)
• Varaa kauden alla liput runkosarjan otteluihin ja kirjaa varaukset (määrä ja yhteystiedot) googledocsiin.
• Playoff -vaiheessa liput varaa tapahtuman järjestäjä.
• Pyytää tarjoukset linja-autoyhtiöiltä ennen kauden alkua.
• Avaa hallitusosioon kullekin ottelulle oman puun tarvittaessa.
• Jakaa tapahtumien järjestämisvuorot aktiivien kesken.
• Ohjeistaa tapahtumien järjestäjät ja huolehtii, että he tekevät sovitut asiat (ajoissa.)
• Vastaa tapahtumien järjestäjien ja matkanjohtajien ohjeiden tekemisestä/päivittämisestä.
• Pitää hallituksen ajan tasalla tapahtumien valmisteluista.
• Toimittaa hallitukselle syys- ja kevätkaudelle suunnitelman ja budjetin kauden tapahtumista päätöksentekoa varten.
• Toimittaa hallitukselle tapahtumaa seuraavaan kokoukseen tapahtumavastaavan tekemän raportin tapahtuman kulusta.
• Vastaa tapahtumien maksuliikenteestä (ohjeet taloudenhoitajalta.)

Turvallisuusvastaava Joni Stenberg

• Vastaa turvallisuuteen ja kurinpitoon liittyvistä asioista.
• Toimii yhteistyössä tapahtumavastaavien kanssa.
• Pitää tarvittaessa yhteyttä SM-liigan turvallisuuspäällikköön (    ).
• Kokoaa/päivittää listan eri hallien turvallisuuspäälliköiden yhteystiedoista.
• Soittaa ajoissa ennen peliä hallin turvallisuuspäällikölle ja sopii turvallisuuteen liittyvät asiat.
• Tekee ohjeet tapahtumien turvallisuudesta vastaaville.
• Huolehtii, että jokaisessa tapahtumassa on järjestäjän lisäksi turvallisuusvastaava (matkanjohtaja voi olla myös turvallisuusvastaava.)
• Kerää tapahtumien turvallisuusvastaavilta raportit turvallisuuden onnistumisesta ja kurinpitoon liittyneistä ongelmista.
• Hoitaa tarvittaessa tapahtumien jälkeen turvallisuuteen liittyvien asioiden jälkiselvittelyt.
• Toimittaa hallitukselle kurinpitoon liittyvät selonteot tarpeen mukaan.

Aluevastaava Marko Jokiranta

• Vastaa EtäKärppien paikallisten (pääkaupunkiseudun ulkopuolisten) alajaostojen toiminnan koordinoinnista.
• Vastaa alueellisten jaostojen yhteyshenkilöiden yhteystietojen päivittämisestä.
• Opastaa ja ohjeistaa alueiden yhteyshenkilöitä.
• Toimittaa yhteyshenkilöille kuukauden välein jäsentiedot alueittain.
• On alueellisten aktiivien ja hallituksen välinen yhteyshenkilö.
• Toimittaa pyydettäessä hallituksen kokouksiin jäsenmäärät alueittain.

ICT-vastaava Ilkka Viinikanoja

• Vastaa kaikkien teknisten apuvälineiden toiminnasta.
• Vastaa verkkosivujen toiminnasta.
• Vastaa @etakarpat.net sähköpostiosoitteista.
• Vastaa foorumin tekniikasta (admin).
• Vastaa www-sivujen ulkonäöstä.
• Vastaa ilmoittautumistietokannan toiminnasta.
• Laatii/päivittää tarvittavat ohjeistukset yllämainittujen välineiden käyttäjille.
• Toimii myös Foorumin päämoderaattorina
  • Vastaa foorumin moderoinnista.
  • Laatii foorumin moderointia koskevat säännöt hallituksen hyväksyttäväksi.
  • Hankkii muut moderaattorit (esittelee hallituksen hyväksyttäväksi.)
  • Valvoo moderointia.

Katsomokulttuurivastaava Tero Tihinen

• Toimii jäsenistön linkkinä hallitukseen katsomokulttuuriin liittyvissä asioissa.
• Seuraa aktiivisesti EtäKärppien katsomokulttuurin kehitystä.
• Pyrkii aktivoimaan jäsenistöä katsomokulttuurin kehittämiseksi.
• Pyrkii luomaan otollista toimintaympäristöä jäsenistön aktivoimiseksi katsomokulttuurin saralla.
• Kerää jäsenistön ideat ja auttaa niiden toteuttamisessa.
• Kerää ja ideoi ehdotuksia katsomorekvisiitan hankkimiseksi ja tuo ehdotukset tarvittaessa hallituksen käsittelyyn.

Varastovastaava Joni Stenberg  (4.2.13 alkaen)

• Vastaa yhdistyksen omaisuuden hoidosta.
• Inventoi ja ylläpitää listaa yhdistyksen omaisuudesta.
• Pitää yllä seurantalistaa yhdistyksen omaisuuden sijainnista.
• Vastaa yhdistyksen omaisuuden mahdollisesta eteenpäin myymisestä.
• Ylläpitää listaa tavaran toimittajista/yhteistyötahoista ja neuvottelee toimitussopimukset heidän kanssaan.
• Tuo neuvottelemansa sopimusehdotukset hallituksen hyväksyttäväksi.

Jäsenrekisterin ylläpitäjä Satu Linna

• Vastaa jäsenrekisteristä.
• Huolehtii jäsenlistan ajantasaisuudesta.
• Huolehtii jäsenkorttien ja -kirjeiden lähettämisestä.
• Toimittaa hallitukselle jäsenmaksut maksamatta jättäneiden listan jäsenmaksujen karhuamista ja vuosittaista erottamista varten.
• Päivittää rekisteriselostetta tarvittaessa.

Graafikko Matti Kurvinen

• Vastaa yhdistyksen graafisesta ilmeestä, johon kuuluu mm.
• logo/logot
• käynti- ja jäsenkortit
• kirjepohjat
• kiitoskortit
• Kangasmerkit, T-paitojen yms. tuotteiden graafinen suunnittelu.

Sampo Harmaala

on toiminut yhdistyksen hallituksen jäsenenä 1.6.2012 - 4.2..2013 Jäsenvastaavana ja Varastovastaavana. Sampon tilalle hallitukseen on valittu 4.2.13 varajäsen Leo Kantola. Sampon vastuulla olevia jäsenvastaavan tehtäviä hallitus hoitaa yhdessä loppukauden.

Jäsenvastaava

• Vastaa jäsenille järjestettävästä toiminnasta (pois lukien ottelutapahtumat)
• Kehittää sopivaa toimintaa uusien ja passiivisempien jäsenten mukaan ottamiseksi.
• Vastaa jäsentapahtumien järjestämisestä HUOM! delegointi suositeltavaa.
• Vastaa jäsenkirjeiden laatimisesta (apuna sisäinen tiedotus).
• Vastaa jäsenkyselystä.
• Vastaa uusien jäsenten yhteydenottoihin ja ehdotuksiin
• Pitää hallituksen ajan tasalla jäsentapahtumien valmisteluista.
• Toimittaa hallitukselle tapahtumaa edeltävään kokoukseen suunnitelman ja budjetin tapahtumasta päätöksentekoa varten.
• Toimittaa hallitukselle tapahtumaa seuraavaan kokoukseen raportin tapahtuman kulusta.
• Toimii myös Juniorijäsenvastaava
  • Vastaa junioreille järjestettävästä toiminnasta.
  • Kehittää sopivaa toimintaa junnujäsenten (ja heidän vanhempiensa) mukaan ottamiseksi.
  • Vastaa junnutapahtumien järjestämisestä HUOM! delegointi suositeltavaa.
  • Vastaa junnuja koskeviin yhteydenottoihin ja ehdotuksiin.
  • Pitää hallituksen ajan tasalla jäsentapahtumien valmisteluista.
  • Toimittaa hallitukselle tapahtumaa edeltävään kokoukseen suunnitelman ja budjetin tapahtumasta päätöksentekoa varten.
  • Toimittaa hallitukselle tapahtumaa seuraavaan kokoukseen raportin tapahtuman kulusta.

Etelä-Suomen Kärppäfanit ry:n hallituksen kokoonpano löytyy täältä.

Hallituksen toimintaperiaatteet ja -tavat

Etäkärppien hallitus kaudelle 2012-2013 jatkaa siitä, mihin edellinen hallitus päätti.

Hyväksytty kokouksessa 1/2012-13

EtäKärppien kauden 2012-2013 hallituksen toimintaperiaatteina ovat vastuullisuus, demokraattisuus, läpinäkyvyys ja tehokkuus.

Vastuullisesti toimiva hallitus hoitaa yhdistyksen hallinnon, talouden ja lailliset velvollisuudet moitteettomasti.

• Yhdistyksen ja sen hallituksen toimintaa sitovat yhdistyslaki ja muu lainsäädäntö, yhdistyksen säännöt ja yhdistyksen kokousten päätökset.
• Yhdistyksen kokous on valtuuttanut hallituksen toimimaan yhdistyksen hyväksi ja hallitus on toiminnastaan vastuussa yhdistyksen jäsenistölle.
• Koska EtäKärpät on rekisteröity yhdistys, eivät hallituksen jäsenet ole henkilökohtaisesti vastuussa yhdistyksen varoista, mikäli toiminta on ollut laillista.
• Hallituksen jäsen ja yhdistyksen toimihenkilö on kuitenkin velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksellisesti aiheuttanut yhdistykselle.
• Hallitus ilmoittaa PRH:lle nimenkirjoittajien ja sääntöjen muutokset.
• Hallitus huolehtii, että toimintasuunnitelmassa olevat asiat pannaan toimeen.
• Hallitus huolehtii, että yhdistyksen talous pysyy tasapainossa ja käyttää talousarviota ohjenuoranaan.
• Hallitus vastaa siitä, että verotukseen ja ennakkoperintärekisteriin liittyvät asiat ovat kunnossa.
• Kaikista menoista tulee olla tositteet ja hallituksen päätös pöytäkirjaan kirjattuna.

Demokraattisessa toimintaympäristössä valmisteluvaihe erotetaan päätöksenteosta ja kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua päätöksentekoon.

• Päätökset tehdään vasta kokouksissa, kokoukset kutsutaan koolle riittävän ajoissa ja kaikkien on niistä tieto saatava.
• Pyritään valmistelemaan asiat ajoissa ennen kokousta.
• Hallituksen jäsenillä on oltava käytössään kaikki asiaan vaikuttava oleellinen tieto ajoissa ennen päätöksentekoa.
• Erilaiset näkökulmat, vastakommentit ja rakentava kritiikki ovat toivottavia ja niiden julkituomista rohkaistaan. Kaikkia on kuultava.
• Hallituksen jäsen voi halutessaan pyytää käsiteltävästä asiasta äänestystä ja äänestyksen tulos sekä eriävät mielipiteet kirjataan.
• Pyritään turvaamaan kaikkien hallituksen jäsenten yhtäläinen vaikutusmahdollisuus mm. kokousaika-, kokouspaikka-, matkakulu-  tai teknisin ratkaisuin.

Läpinäkyvässä toimintaympäristössä jäsenille tiedotetaan kauden aikana hallituksen toiminnasta ja annetaan mahdollisuus vaikuttaa toimintaan.

• Yhdistyksen jäsenillä on halutessaan mahdollisuus seurata hallituksen kokouksia.
• Yhdistyksen jäsenet voivat lähettää ehdotuksia hallitukselle.
• Hallituksen kokouksista (järjestäytymiskokousta lukuun ottamatta) tiedotetaan ajoissa jäsenille tarkoitetulla foorumilla ja laitetaan ranskalaisilla viivoilla foorumin tiedotteeseen asiat mukaillen esityslistapohjaa.
• Hallitus pyrkii valitsemaan kokouksille paikan, johon myös jäsenten on helppo tulla.
• Hallitus julkaisee kokouksissa tehdyt päätökset foorumilla.

Tehokkaassa toimintaympäristössä vastuu toiminnasta jakautuu tasaisesti ja apuna käytetään kuhunkin tehtävään parhaiten soveltuvia hallinnollisia ja teknisiä työkaluja.

• Hallitus jakaa toimintaan liittyvät tehtävät vastuualueittain sovituille luottamushenkilöille.
• Luottamushenkilöt vastaavat tehtävien valmisteluista ja toteutuksesta, mutta eivät tee päätöksiä eivätkä toteuta tapahtumia yksin.
• Hallitus ja luottamushenkilöt voivat tarvittaessa koota työryhmiä, joissa keskitytään johonkin osa-alueeseen tarkemmin.
• Hallitus käyttää kokouksissaan pysyvää esityslistapohjaa, jotta kaikki toiminnan osa-alueet tulee käsiteltyä joka kokouksessa.
• Seuraavan kokouksen esityslista avataan heti edellisen kokouksen jälkeen. Hallituksen jäsenet kirjaavat sinne käsiteltäviksi haluamansa asiat viimeistään 3 päivää ennen kokousta.
• Seuraavan kokouksen aika päätetään edellisen kokouksen lopuksi. Puheenjohtaja vastaa kokousten välillä mahdollisista muutoksista.
• Hallituksen kokouspöytäkirjoihin kirjataan päätösten lisäksi muistiotyylisesti perusteluita, valmistelujen vaiheita ja toteutusraportteja.
• Pöytäkirjoihin laitetaan liitteiksi ainakin yhteistyökumppanien kanssa tehdyt sopimukset, yhdistyksen nimissä jätetyt hakemukset, hallituksen esitykset yleiskokouksille ja posti valikoidusti.
• Sihteeri tekee pöytäkirjat valmiiksi mahdollisimman pian kokouksen jälkeen ja jakaa ne googledocsissa hallituksen jäsenille esitarkastettaviksi.
• Pöytäkirja tarkastetaan ja allekirjoitetaan virallisesti aina seuraavassa kokouksessa.
• Hallitus käyttää toiminnassaan hallituskansiota, johon on kerätty ohjeita toiminnan eri osa-alueilta ja pitää kansiossa olevat tiedot ajantasalla.
• Hallitus pitää yllä listoja mm. keskeneräisistä tehtävistä ja omaisuudesta hallitusfoorumilla.
• Hallitus tutustuu edellisvuosien yhdistyksen ja hallitusten kokousten pöytäkirjoihin liitteineen.
• Hallitus käyttää toiminnan valmisteluun ja raportointiin apunaan hallitusfoorumia ja muita tarkoitukseen soveltuvia teknisiä välineitä.