Hallituksen toimenkuvat

Luottamushenkilöiden toimenkuvat ja tehtävät.

Puheenjohtaja

  • Vastaa hallituksen ja yhdistyksen toiminnasta.
  • Johtaa hallituksen kokouksia.
  • Kutsuu hallituksen kokoukset koolle viimeistään viikkoa aiemmin.
  • Huolehtii siitä, että hallitus toimii sovittujen periaatteiden ja toimintatapojen mukaisesti.
  • Vastaa yhdistyksen kokousten järjestelyistä.
  • Avaa hallitusfoorumille kutakin kokousta varten ketjun.
  • Kutsuu jäsenet seuraavaan hallituksen kokoukseen ajan ja paikan varmistuttua.
  • Jakaa tehtävät ja seuraa niiden etenemistä.
  • Huolehtii siitä, että kaikki toimii; ei tee, vaan delegoi.
  • Vastaa oman kautensa toimintakertomuksen tekemisestä.

 

Varapuheenjohtaja

  • Toimii puheenjohtajana tämän ollessa estynyt.

 

Sihteeri

  • Vastaa yhdistyksen hallintoon liittyvän tiedon keräämisestä ja julkaisemisesta.
  • Laatii esityslistat kokouksia varten google driveen.
  • Tekee hallituksen pöytäkirjat viikon sisällä kokouksesta googledriveen esitarkistukseen.
  • Tuo esitarkistetut pöytäkirjat liitteineen seuraavaan hallituksen kokoukseen allekirjoitettaviksi.
  • Julkaisee pöytäkirjat soveltuvin osin jäsenistölle lopullisen tarkastuksen jälkeen.
  • Huolehtii todo -listan päivityksestä hallitusfoorumilla.
  • Huolehtii yhdistyksen kokousten järjestelyistä.
  • Päivittää seuraavaan esityslistaan edellisestä kokouksesta tarvittavat asiat.
  • Vastaa toimintasuunnitelman tekemisestä.

 

Taloudenhoitaja

  • Vastaa yhdistyksen taloudesta.
  • Hoitaa maksuliikenteen pankkitililtä ja käteiskassasta.
  • Maksaa ottelutapahtumien ja muun toiminnan kulut laskuja tai kuitteja vastaan.
  • Kerää tositteet maksuliikenteestä ja toimittaa ne kirjanpitäjälle
  • Vastaa että yhdistyksen käytännöt noudattavat Suomen verolakeja
  • Tekee kevätkokousta edeltävään hallituksen kokoukseen ajoissa ehdotuksen talousarvioksi
  • Huolehtii tilinpäätöksen valmistumisen syyskokoukseen
  • Huolehtii, että talousarvion ohjaamissa puitteissa pysytään
  • Laskuttaa toimijoita tarpeen mukaan

 

Mediavastaava / tiedottaja

  • Vastaa yhdistyksen sisäisestä tiedottamisesta (nettisivut, foorumi, Facebook ja Twitter)
  • Vastaa Facebook-sivujen ylläpidosta ja moderoinnista
  • Vastaa jäsentapahtumista tiedottamisesta.
  • Vastaa junnutapahtumista tiedottamisesta jäsenistölle.

 

Sponsorivastaava(t)

  • Vastaa sponsoreiden hankinnasta ja muista sponsoreihin liittyvistä asioista.
  • Kartoittaa uusia sponsorimahdollisuuksia aktiivisesti ja vastaa uusiin sponsoriehdotuksiin.
  • Neuvottelee sponsoreiden kanssa (tämän vuoden) yhteistyösopimukset ja tuo ne hallituksen hyväksyttäväksi.
  • Pitää kauden aikana yhteyttä sponsoreihin. Huolehtii sponsorien sopimuksen mukaisesta näkyvyydestä.
  • Vastaa sponsorien kanssa sovittujen muiden asioiden toteuttamisesta.
  • Raportoi hallitukselle sovitulla tavalla sponsoreihin liittyvistä asioista.
  • Vastaa kauden lopulla kiitoskirjeiden lähettämisestä sponsoreille ja muille yhdistyksen yhteistyötahoille.

 

Tapahtumavastaava(t)

  • Vastaa tapahtumien järjestämisestä Huom! delegointi pakollista.
  • Vastaa tapahtumista tiedottamisesta jäsenistölle (apuna sisäinen tiedotus)
  • Varaa kauden alla liput runkosarjan otteluihin ja kirjaa varaukset (määrä ja yhteystiedot) googledocsiin.
  • Playoff -vaiheessa liput varaa tapahtuman järjestäjä.
  • Pyytää tarjoukset linja-autoyhtiöiltä ennen kauden alkua.
  • Avaa hallitusosioon kullekin ottelulle oman puun tarvittaessa.
  • Jakaa tapahtumien järjestämisvuorot aktiivien kesken.
  • Ohjeistaa tapahtumien järjestäjät ja huolehtii, että he tekevät sovitut asiat (ajoissa.)
  • Vastaa tapahtumien järjestäjien ja matkanjohtajien ohjeiden tekemisestä/päivittämisestä.
  • Pitää hallituksen ajan tasalla tapahtumien valmisteluista.
  • Toimittaa hallitukselle syys- ja kevätkaudelle suunnitelman ja budjetin kauden tapahtumista päätöksentekoa varten.
  • Toimittaa hallitukselle tapahtumaa seuraavaan kokoukseen tapahtumavastaavan tekemän raportin tapahtuman kulusta.
  • Vastaa tapahtumien maksuliikenteestä (ohjeet taloudenhoitajalta.)

 

Turvallisuusvastaava

  • Vastaa turvallisuuteen ja kurinpitoon liittyvistä asioista.
  • Toimii yhteistyössä tapahtumavastaavien kanssa.
  • Pitää tarvittaessa yhteyttä SM-liigan turvallisuuspäällikköön.
  • Kokoaa/päivittää listan eri hallien turvallisuuspäälliköiden yhteystiedoista.
  • Soittaa ajoissa ennen peliä hallin turvallisuuspäällikölle ja sopii turvallisuuteen liittyvät asiat.
  • Tekee ohjeet tapahtumien turvallisuudesta vastaaville.
  • Huolehtii, että jokaisessa tapahtumassa on järjestäjän lisäksi turvallisuusvastaava (matkanjohtaja voi olla myös turvallisuusvastaava.)
  • Kerää tapahtumien turvallisuusvastaavilta raportit turvallisuuden onnistumisesta ja kurinpitoon liittyneistä ongelmista.
  • Hoitaa tarvittaessa tapahtumien jälkeen turvallisuuteen liittyvien asioiden jälkiselvittelyt.
  • Toimittaa hallitukselle kurinpitoon liittyvät selonteot tarpeen mukaan.

 

ICT-vastaava

  • Vastaa kaikkien teknisten apuvälineiden toiminnasta.
  • Vastaa verkkosivujen toiminnasta.
  • Vastaa @etakarpat.net sähköpostiosoitteista.
  • Vastaa foorumin tekniikasta (admin).
  • Vastaa www-sivujen ulkonäöstä.
  • Vastaa ilmoittautumistietokannan toiminnasta.
  • Laatii/päivittää tarvittavat ohjeistukset yllämainittujen välineiden käyttäjille.
  • Toimii myös Foorumin päämoderaattorina
  • Vastaa foorumin moderoinnista.
  • Laatii foorumin moderointia koskevat säännöt hallituksen hyväksyttäväksi.
  • Hankkii muut moderaattorit (esittelee hallituksen hyväksyttäväksi.)
  • Valvoo moderointia.

 

Katsomokulttuurivastaava(t)

  • Toimii jäsenistön linkkinä hallitukseen katsomokulttuuriin liittyvissä asioissa.
  • Seuraa aktiivisesti EtäKärppien katsomokulttuurin kehitystä.
  • Pyrkii aktivoimaan jäsenistöä katsomokulttuurin kehittämiseksi.
  • Pyrkii luomaan otollista toimintaympäristöä jäsenistön aktivoimiseksi katsomokulttuurin saralla.
  • Kerää jäsenistön ideat ja auttaa niiden toteuttamisessa.
  • Kerää ja ideoi ehdotuksia katsomorekvisiitan hankkimiseksi ja tuo ehdotukset tarvittaessa hallituksen käsittelyyn.

 

Varastovastaava(t)

  • Vastaa yhdistyksen omaisuuden hoidosta.
  • Inventoi ja ylläpitää listaa yhdistyksen omaisuudesta.
  • Pitää yllä seurantalistaa yhdistyksen omaisuuden sijainnista.
  • Vastaa yhdistyksen omaisuuden mahdollisesta eteenpäin myymisestä.
  • Ylläpitää listaa tavaran toimittajista/yhteistyötahoista ja neuvottelee toimitussopimukset heidän kanssaan.
  • Tuo neuvottelemansa sopimusehdotukset hallituksen hyväksyttäväksi.

 

Jäsenrekisterin ylläpitäjä

  • Vastaa jäsenrekisteristä.
  • Huolehtii jäsenlistan ajantasaisuudesta.
  • Huolehtii jäsenkorttien ja -kirjeiden lähettämisestä.
  • Toimittaa hallitukselle jäsenmaksut maksamatta jättäneiden listan jäsenmaksujen karhuamista ja vuosittaista erottamista varten.
  • Päivittää rekisteriselostetta tarvittaessa.

 

Graafikko

  • Vastaa yhdistyksen graafisesta ilmeestä, johon kuuluu mm. logo/logot, käynti- ja jäsenkortit, kirjepohjat ja kiitoskortit
  • Kangasmerkkien, T-paitojen yms. tuotteiden graafinen suunnittelu.

 

Aluevastaava(t)

  • Vastaa EtäKärppien paikallisten (pääkaupunkiseudun ulkopuolisten) alajaostojen toiminnan koordinoinnista.
  • Vastaa alueellisten jaostojen yhteyshenkilöiden yhteystietojen päivittämisestä.
  • Opastaa ja ohjeistaa alueiden yhteyshenkilöitä.
  • Toimittaa yhteyshenkilöille kuukauden välein jäsentiedot alueittain.
  • On alueellisten aktiivien ja hallituksen välinen yhteyshenkilö.
  • Toimittaa pyydettäessä hallituksen kokouksiin jäsenmäärät alueittain.