Tietosuojaseloste

Etelä-Suomen Kärppäfanit ry (tästä eteenpäin EtäKärpät) käsittelee www.etakarpat.net-sivuston käyttäjien ja jäsentensä tietoja seuraavien periaatteiden mukaisesti:
 
• Otteluilmoittautumisten yhteydessä kerätään ne tiedot, jotka yhdistys katsoo oleelliseksi ilmoittautujan tunnistamiseksi riittävällä tasolla, jotta lipun päätyminen oikealle henkilölle voidaan varmistaa ottelutapahtuman yhteydessä sekä myös mahdollisten maksamattomien lippujen perintätoimien osalta. Otteluilmoittautumisten yksilöivät tiedot poistetaan aina kuluvan kauden päättymisestä heinä- ja elokuun aikana ja yhdistys säilyttää menneiltä kausilta ainoastaan anonymisoidut tilastotiedot ilmoittautumisten määristä.
 
• Jäsenrekisteriin kerätään jäsenyyteen ja siihen liittyvään kommunikaatioon vaadittavat tiedot. Jäsenen toimittaessa eroilmoituksen EtäKärpille tämän tiedot poistetaan välittömästi rekisteristä ja yhdistyksen puhelimesta. Paitsi niissä tapauksissa, joissa eroava jäsen haluaa nimensä ja jäsennumeronsa säilytettävän tiedoissa mahdollista uudelleenliittymistä varten. Tässäkin tapauksessa muut eroavan jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä. Jäsenmaksunsa maksamatta jättäneiden ja erillistä eroilmoitusta toimittamattomien entisten jäsenten tiedot poistetaan rekisteristä ja yhdistyksen puhelimesta kerran kaudessa helmikuun aikana.
 
• EtäKärpät ei välitä jäsenten ja matkoille osallistujien tietoja eteenpäin kolmansille osapuolille. Poikkeuksena tästä toimivat tilanteet, joissa osallistujien nimet vaaditaan matkan kohteen toimesta (esimerkiksi risteilyt ja hotellivaraukset). Näissäkin tapauksissa välitetään vain tapahtuman järjestämisen kannalta olennainen tieto. Myös mahdollisissa häiriökäyttäymistapauksissa EtäKärpät voi luovuttaa väärinkäytöksiin syyllistyneen osallistujan tiedot vahingonkorvausvelvollisuuden selvittämiseksi viranomaisille ja tapahtuman järjestäjälle.
 
• Jäsenrekisterin tietoja käyttää vain kulloisellekin toimikaudelle valittu jäsenrekisterin hoitaja tai hänen varahenkilö, jonka kunkin kauden hallitus päättää keskuudessaan.
 
• Tapahtumien yhteydessä jäsen suorittaa tapahtumiin osallistumismaksuja, jotka maksetaan yhdistyksen tilille. Maksutietoja käsitellään maksujen tarkistamiseksi sekä tapahtumaotteen ylläpitämiseksi tilitoimistolla. Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen hallituksen ja tilitoimiston ulkopuolelle. Tapahtumaotteiden yksilöivät tiedot poistetaan, kun yhdistyksen kokous on vahvistanut tilinpäätöksen.
 
• Yhdistykselle luovutettuja tietoja pääsee käsittelemään yhdistyksen jäsenkokouksessa valittu kunkin kauden hallitus, jäsenrekisterin ylläpitäjä, yhdistyksen ICT -vastaava ja rahastonhoitaja. Tietojen käsittelijät eivät luovuta käsittelemiään tietoja kolmansille osapuolille, edellä mainittujen tahojen lisäksi. Tietojen käsittelyoikeudet päättyvät luottamustehtävien päättyessä.